Términos del servicio

1. Quiénes somos y ámbito de aplicación

El servicio es desarrollado, operado y provisto comercialmente por CFR Solution (representado legal y comercialmente por Carlos Feliz), RNC/Cédula 00114865355, con domicilio en Santo Domingo, República Dominicana, Santo Domingo, República Dominicana (en adelante, «el Proveedor», «GRUPO ACENEL», «nosotros»).

En estos términos, «usted» o «el Cliente» se refiere a cualquier persona física con actividad comercial o persona jurídica (sociedad comercial), nacional o extranjera, que contrata, accede o utiliza el servicio. «Usuarios» son las personas autorizadas a las que el Cliente otorga credenciales de acceso dentro de su cuenta (administradores, cajeros, contadores y auditores).

Especificación territorial e internacional: Aunque Acenel POS está especialmente diseñado y optimizado para la normativa fiscal, comercial y de facturación electrónica de la República Dominicana, el software se encuentra plenamente habilitado para empresas y comercios que operen desde el exterior o que requieran gestión multipropósito en moneda local (RD$) o extranjera (USD).

2. Aceptación y capacidad

Al marcar la casilla de aceptación y crear la cuenta, usted acepta estos términos por medios electrónicos, con la misma validez y fuerza obligatoria que un contrato suscrito de forma manuscrita, conforme a la Ley No. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales de la República Dominicana. Guardamos la versión aceptada, la fecha, hora y la dirección IP como constancia de consentimiento electrónico.

Para contratar el servicio debe ser mayor de edad (18 años cumplidos) y tener capacidad legal suficiente para obligar al negocio que registra. Por eso el registro pide su fecha de nacimiento; si comprobamos que la cuenta la abrió un menor de edad, la cerraremos. Los datos del negocio (nombre comercial o razón social, RNC o cédula, dirección, teléfono y correo) deben ser verdaderos y mantenerse actualizados.

Plazo para el primer pago: el servicio no tiene período de prueba gratuito. Al registrarse, el Cliente dispone de 7 días para realizar el primer pago del plan elegido por los medios de la sección 7, y durante ese plazo puede usar lo que incluye dicho plan. No se realiza ningún cobro automático por tarjeta sin que el Cliente la registre. Si no paga dentro del plazo, la cuenta queda suspendida según la sección 8, sin perder sus datos. El programa de escritorio se habilita cuando el pago está confirmado.

3. El servicio y Facturación Electrónica (Ley No. 32-23)

Acenel POS es un software como servicio en la nube (SaaS) que, según el plan y módulos contratados, permite:

• Régimen Fiscal Dominicano y Facturación Electrónica (e-CF): Emisión, timbrado, recepción y consulta de Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF) bajo los estándares de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), incluyendo Facturas de Crédito Fiscal Electrónicas (E31), Facturas de Consumo Electrónicas (E32), Notas de Débito Electrónicas (E33), Notas de Crédito Electrónicas (E34), Comprobantes Electrónicos de Compras (E41), Gastos Menores Electrónicos (E43), Regímenes Especiales (E44), Gubernamentales (E45), Exportaciones (E46) y Pagos al Exterior (E47).
• Secuencias Tradicionales NCF: Gestión de series B (B01, B02, B03, B04, B11, B13, B14, B15, B16) para contribuyentes en transición.
• Punto de Venta (POS): Apertura, cobro multimoneda, arqueo y cierre ciego de turnos de caja, impresión térmica y gestión de terminales físicas.
• Inventario y Kárdex: Costo promedio ponderado, control de lotes y vencimientos, traspasos entre sucursales y ajustes de merma.
• Contabilidad y Reportes DGII: Generación automática de asientos contables por ventas y compras, y exportación de formatos de envío 606, 607 y 608.

4. Marco Legal de Facturación Electrónica y Responsabilidad Fiscal

Acenel POS opera exclusivamente como un software de gestión comercial integrado a proveedores de certificación e-CF autorizados. El emisor tributario de los comprobantes ante la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) es siempre y de forma exclusiva el Cliente, quien responde penal, civil y administrativamente por la veracidad de su contenido y por sus declaraciones tributarias.

• Ley No. 32-23 de Facturación Electrónica: El Cliente reconoce que la adopción de la facturación electrónica está sujeta al calendario de obligatoriedad y requerimientos normativos fijados por la Ley No. 32-23 y la DGII. El Cliente es el único responsable de solicitar y mantener su autorización formal como emisor electrónico ante la DGII.
• Certificado Digital de Firma (Ley No. 126-02): El certificado digital para la firma de los e-CF pertenece exclusivamente al Cliente y debe ser emitido a su nombre o al de su representante legal por una Entidad de Certificación acreditada por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL). El Cliente custodia su clave privada; en Acenel POS el archivo se almacena con cifrado robusto y se utiliza únicamente para el timbrado automático de sus documentos.
• Representación Impresa (RI) y Código QR: Las representaciones impresas o electrónicas emitidas por el sistema cumplen con el formato reglamentario, incorporando el Código QR oficial, la firma digital resumida y el Código de Seguridad fiscal.
• Conservación y Archivo Fiscal (10 años): De conformidad con el artículo 44 del Código Tributario Dominicano (Ley No. 11-92) y el artículo 21 de la Ley No. 32-23, los comprobantes fiscales electrónicos emitidos y recibidos deben ser conservados durante un plazo mínimo de diez (10) años. Acenel POS custodia los archivos XML y sus acuses de recibo en infraestructura segura en la nube durante la vigencia de la suscripción.
• Contingencia Técnica: Si la DGII no responde, el comprobante se firma y se envía a la DGII en cuanto el canal se restablece. Si el servicio de firma no responde, la venta se registra con su número de comprobante reservado, se entrega un comprobante provisional sin valor fiscal y el e-CF se firma y envía automáticamente al restablecerse el servicio. El Cliente es responsable de entregar a su cliente el comprobante definitivo y de cumplir los plazos que la DGII establezca para los comprobantes emitidos en contingencia.
• Formatos 606, 607 y 608: Los libros y formatos de compras y ventas generados por el sistema son un reflejo de las operaciones registradas por el Cliente. Es responsabilidad del Cliente o de su asesor contable revisarlos antes de remitirlos a la Oficina Virtual de la DGII.

5. Cuentas, usuarios y seguridad

• Cada Usuario debe tener credenciales individuales e intransferibles. Queda prohibido compartir contraseñas entre personal de turno.
• El administrador del Cliente decide qué Usuarios existen y asigna sus roles y permisos. Toda acción realizada con las credenciales de un Usuario del Cliente se presume efectuada por el Cliente.
• Avísenos de inmediato ante cualquier sospecha de acceso no autorizado. Nos reservamos la facultad de suspender preventivamente accesos comprometidos.
• La plataforma implementa caducidad automática de sesiones, control de fuerza bruta y mecanismos de protección contra accesos automatizados no autorizados.

6. Planes, cuotas de comprobantes e-CF y facturación

• Suscripción por Plan: El servicio se contrata bajo modalidad de prepago mensual recurrente. Cada plan contratado estipula un límite de terminales (cajas), sucursales y una cuota mensual de comprobantes electrónicos (e-CF) incluidos.
• Cómputo y Descuento de e-CF: Cada e-CF emitido por el Cliente en el mes calendario (ventas electrónicas y compras electrónicas emitidas E41, E43, E47) descuenta una unidad del cupo contratado. El Cliente puede monitorear en tiempo real su saldo consumido y disponible en el encabezado del sistema y en la sección «Mi plan».
• Bloques Adicionales: Si el Cliente agota los comprobantes incluidos antes del corte de mes, puede adquirir bloques adicionales de e-CF para mantener su facturación sin interrupción.
• Precios e Impuestos: Los precios vigentes se publican en pesos dominicanos (RD$). Cuando corresponda de conformidad con el Código Tributario dominicano, se adicionará el Impuesto sobre Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS).
• Ajuste de Tarifas: Podremos actualizar las tarifas de los planes notificando al Cliente con un mínimo de treinta (30) días de antelación; el nuevo precio regirá a partir del siguiente ciclo de facturación.

7. Métodos de pago y Merchant of Record (Polar)

Para la contratación y renovación de los planes de Acenel POS, el Cliente dispone de dos canales de pago legalmente estructurados:

A. Pagos con Tarjeta vía Polar (Merchant of Record Internacional)

Los pagos mediante tarjeta de crédito o débito internacional y local son procesados a través de Polar (polar.sh), plataforma que actúa como Comerciante Registrado (Merchant of Record - MoR) ante los operadores de tarjetas y redes bancarias.

• Rol de Merchant of Record: Polar es la entidad legal responsable de la transacción financiera con tarjeta, de la facturación transfronteriza, del cobro del servicio de software y del cumplimiento de los estándares de seguridad PCI-DSS Nivel 1 y protocolos de autenticación reforzada (3D Secure).
• Privacidad de Datos Bancarios: Nosotros nunca almacenamos, capturamos ni tenemos acceso a los números completos de tarjeta, fechas de vencimiento ni códigos de seguridad (CVV) del Cliente. Los datos se introducen directamente en la pasarela encriptada de Polar.
• Autorización de Cobro Recurrente: Al registrar su tarjeta, el Cliente autoriza a Polar a realizar un cargo mensual recurrente por el monto correspondiente a su plan de suscripción y ampliaciones activas, hasta que el Cliente cancele voluntariamente la recurrencia.
• Conversión de Moneda y Cargos Bancarios: Dependiendo del banco emisor de la tarjeta, el cargo podrá procesarse en dólares estadounidenses (USD) o pesos dominicanos (RD$). Ni nosotros ni Polar somos responsables por las comisiones por uso internacional o tipos de cambio aplicados por la entidad bancaria del Cliente.
• Gestión y Cancelación: El Cliente puede actualizar su tarjeta, descargar sus facturas internacionales de tarjeta o cancelar la renovación automática en cualquier momento desde «Facturación y pagos» o el Portal del Cliente de Polar. La cancelación evitará el cobro del ciclo siguiente.

B. Transferencias Bancarias Locales (República Dominicana)

El Cliente puede pagar su mensualidad por transferencia bancaria a las cuentas oficiales a nombre de CFR Solution o de su representante autorizado que se indican en la sección «Facturación y pagos», en entidades bancarias reguladas por la Ley Monetaria y Financiera No. 183-02. No se aceptan pagos a cuentas distintas de las publicadas en el sistema.

• El Cliente debe reportar el pago adjuntando el número de confirmación o comprobante en la sección «Facturación y pagos».
• La acreditación y renovación del servicio por transferencia bancaria se formaliza una vez que administración valida los fondos en el estado de cuenta bancario.

8. Falta de pago, plazos de gracia y suspensión

• La factura de renovación mensual se emite con antelación a la fecha de vencimiento y se envían notificaciones preventivas por correo electrónico.
• Período de Gracia: Si una factura por transferencia no se cancela al vencimiento, el Cliente dispone de 5 días calendario de gracia con operatividad regular. Si el método es tarjeta y el cargo automático es rechazado por el banco emisor, el plazo de gracia y reintento es de 15 días.
• Suspensión del Servicio: Vencido el plazo de gracia sin acreditarse el pago, el acceso a las funciones operativas de emisión y venta quedará temporalmente suspendido. El Cliente conservará acceso exclusivo al módulo «Facturación y pagos» para regularizar su balance.
• Seguridad de la Información: La suspensión del servicio no borra ni altera los datos comerciales, inventarios ni comprobantes e-CF del Cliente. Al registrarse el pago, el sistema se reactiva de forma inmediata.
• Suspensión por incumplimiento: Podremos suspender o cerrar la cuenta, previo aviso cuando sea posible, si el Cliente incumple la sección 10 (uso aceptable), si existen indicios razonables de fraude o de uso ilícito, o si una autoridad competente lo ordena. En caso de cierre, el Cliente conservará el derecho a descargar sus datos según la sección 9, salvo prohibición legal o judicial.

9. Cancelación, política de no reembolso y entrega de datos

• El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento sin penalidades ni plazos forzosos de permanencia, conforme a la Ley No. 358-05 General de Protección de los Derechos del Consumidor. El administrador lo hace desde Configuración → Facturación y pagos → Dar de baja mi cuenta, confirmando con su contraseña; recibirá una constancia por correo.
• Si aún no se ha pagado ningún período, la cuenta se cierra al momento. Con un período pagado, sigue activa hasta su final y puede anular la baja antes de esa fecha. Si vuelve a pagar antes de que se eliminen sus datos, la cuenta se reactiva con todo lo que tenía.
• Reembolsos: Como el servicio da acceso inmediato a la plataforma y al timbrado e-CF, las mensualidades de ciclos ya iniciados no son reembolsables, sin perjuicio de los derechos que la ley reconozca al Cliente con carácter irrenunciable. Los pagos con tarjeta se rigen además por la política de reembolsos de Polar como Merchant of Record. Los cobros duplicados o hechos por error nuestro se devuelven siempre.
• Al cancelarse la suscripción, el servicio permanecerá activo hasta el último día del ciclo efectivamente pagado.
• El Cliente puede exportar sus catálogos, ventas, compras, reportes fiscales 606/607 y archivos XML de e-CF en cualquier momento. Tras la terminación, sus datos seguirán disponibles para descarga durante 90 días; después se eliminarán de forma definitiva, salvo lo que debamos conservar por obligación legal.
• Conservación fiscal: La obligación de conservar los comprobantes durante diez (10) años es del Cliente como contribuyente. Antes de cancelar, descargue sus XML y reportes; Acenel POS no los conserva después del plazo indicado en el punto anterior.

10. Uso aceptable y prohibiciones

El Cliente se compromete a hacer un uso lícito y ético de la plataforma. Queda estrictamente prohibido:

• Emitir comprobantes fiscales simulados, fraudulentos o sin sustento económico real, sancionados por el Código Tributario y la legislación penal dominicana.
• Intentar vulnerar, descompilar, realizar ingeniería inversa o saturar intencionalmente los servidores o APIs de la plataforma.
• Utilizar el servicio para fines ilícitos contemplados en la Ley No. 53-07 sobre Crímenes y Delitos de Alta Tecnología o la Ley No. 155-17 contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo.
• Usar el envío de facturas por correo o WhatsApp para mensajes publicitarios, masivos o no solicitados.

10-A. Envío de comprobantes a los clientes del Cliente

• Por correo: a pedido del Cliente, o de forma automática cuando un comprobante emitido en contingencia queda firmado, la plataforma envía la factura al correo del cliente final. El correo sale desde la dirección de Acenel POS, en nombre del Cliente: muestra sus datos y las respuestas llegan a su correo.
• Por WhatsApp: la plataforma no envía mensajes de WhatsApp. Solo prepara el mensaje y un enlace de WhatsApp; es el Cliente quien lo abre en su propia cuenta de WhatsApp (la aplicación o WhatsApp Web) y lo envía a su cliente final con su propio número. CFR Solution no accede a la cuenta de WhatsApp del Cliente, no ve ni guarda sus conversaciones y no tiene sus claves ni su sesión. El mensaje puede incluir un enlace temporal para descargar la factura; WhatsApp no adjunta archivos automáticamente.
• El Cliente es responsable de cumplir las condiciones de uso de WhatsApp y de Meta (incluidas sus reglas contra los mensajes masivos o no solicitados), y asume el riesgo de cualquier limitación o suspensión que Meta aplique a su número. CFR Solution no es parte de la relación entre el Cliente y WhatsApp, ni responde por la disponibilidad o los cambios de ese servicio.
• El Cliente declara que obtuvo el teléfono y el correo de sus clientes de forma legítima y que los usa solo para entregarles sus comprobantes.

10-B. Programa de escritorio (aplicación instalable)

• Qué es: Acenel POS puede usarse desde un navegador o desde un programa instalable para computadoras (Windows y, cuando se publique, otros sistemas). El programa abre el mismo sistema en una ventana propia; no es un producto distinto ni agrega funciones fuera del servicio contratado.
• Licencia de uso: con una suscripción activa y pagada, CFR Solution otorga al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, revocable e intransferible para descargar e instalar el programa en los equipos de su negocio y usarlo solo para operar su propio comercio. Está prohibido copiarlo, redistribuirlo, venderlo, compartir el instalador con terceros, descompilarlo o intentar extraer su código, su clave de equipo o sus comunicaciones.
• Vigencia: la descarga está disponible para el administrador del negocio mientras la suscripción esté activa. Si la suscripción se cancela o queda suspendida por falta de pago, el acceso al sistema (y por tanto al programa) se limita según lo dispuesto en las secciones 8 y 9; el programa instalado no concede acceso por sí solo.
• Equipos de confianza: el administrador enlaza cada computadora con un código de un solo uso. Un equipo enlazado entra solo con la clave del usuario, sin la verificación anti-bots, y su sesión puede durar toda la jornada y no se bloquea sola por inactividad. Por eso el Cliente es responsable de la custodia física y lógica de esos equipos: debe enlazar solo computadoras que controla, quitar de inmediato (en Configuración → Equipos de escritorio) el equipo que se pierda, se robe o deje de usar, y cambiar las claves de los usuarios si sospecha un acceso indebido. Las acciones hechas desde un equipo enlazado se consideran hechas por el usuario que inició la sesión.
• Datos en el equipo: el programa guarda en la computadora, cifrado con el almacén seguro del sistema operativo, el secreto que identifica al equipo. No guarda contraseñas ni datos del negocio fuera de lo que el sistema ya muestra en pantalla.
• Requisitos y actualizaciones: el programa necesita conexión a Internet y un sistema operativo compatible. Podemos publicar versiones nuevas y dejar de dar soporte a versiones antiguas. Cuando Windows u otro programa de seguridad muestre un aviso sobre el instalador, el Cliente debe verificar que lo descargó desde su cuenta en Acenel POS.
• El programa se entrega «tal cual» dentro de las garantías y limitaciones de estos términos (sección 14). CFR Solution no responde por daños causados por el hardware, las impresoras, el sistema operativo o el software de terceros del Cliente.

10-C. Manuales, tutoriales y ayuda

• Los manuales de usuario, los tutoriales y los demás materiales de «Ayuda y soporte» son informativos: explican cómo usar el sistema. No son asesoría legal, fiscal, tributaria ni contable. Las normas de la DGII y la ley cambian; el Cliente debe consultar a su contador o asesor sobre cómo cumplir sus obligaciones.
• Las capturas y los ejemplos usan datos ficticios. Los materiales pueden quedar desactualizados cuando el sistema cambia; en caso de diferencia, prevalece lo que muestra el sistema.
• Los manuales son contenido protegido por la Ley No. 65-00; el Cliente puede usarlos y copiarlos para capacitar a su propio personal, pero no revenderlos ni publicarlos como propios.

11. Disponibilidad, soporte y respaldos

• Trabajamos para mantener la plataforma disponible de forma continua, con un objetivo de disponibilidad del 99.5% mensual. Este objetivo no constituye una garantía; se excluyen las ventanas de mantenimiento notificadas y las fallas de terceros (proveedores de Internet, de nube, de certificación e-CF o la DGII).
• Se ejecutan copias de seguridad (backups) automáticas y periódicas de la base de datos de los comercios.
• El soporte técnico se brinda a través de los canales oficiales en horario hábil dominicano.

12. Propiedad intelectual y titularidad de los datos

• Propiedad del Software: CFR Solution es titular exclusivo de todos los derechos de propiedad intelectual, marcas, código fuente, diseños e interfaces de Acenel POS, protegidos por la Ley No. 65-00 sobre Derecho de Autor y tratados internacionales. La suscripción otorga una licencia de uso no exclusiva, revocable e intransferible.
• Propiedad de los Datos del Cliente: El Cliente es el único y exclusivo propietario de sus datos comerciales, clientes, precios, ventas y documentos fiscales. No comercializamos ni compartimos la información del Cliente con terceros, salvo mandato judicial competente.

13. Integración y acceso de Contadores

El sistema permite habilitar acceso exclusivo a contadores públicos autorizados y auditores designados por el Cliente. El Cliente es el responsable de otorgar o revocar dicho acceso y de supervisar las autorizaciones concedidas a su personal externo.

14. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por las leyes de la República Dominicana:

• Exclusión tributaria y fiscal: Acenel POS opera exclusivamente como una plataforma tecnológica y canal de comunicación hacia proveedores autorizados de e-CF. El Cliente es el único y exclusivo responsable tributario ante la DGII por sus declaraciones, precios, inventarios y comprobantes emitidos. Ni CFR Solution ni sus representantes responden por multas, recargos o sanciones fiscales de la DGII derivadas de inconsistencias u omisiones del Cliente.
• Exclusión por contingencias técnicas externas: No seremos responsables por daños derivados de interrupciones o caídas en los servidores centrales de la DGII, caídas en el proveedor de certificación e-CF, o fallas en las redes de telecomunicaciones ajenas a nuestro control.
• Límite monetario indemnizatorio (Cap on Liability): La responsabilidad total acumulada frente al Cliente por cualquier reclamación contractual o extracontractual derivada del uso del servicio quedará expresamente limitada al monto total de las mensualidades efectivamente pagadas por el Cliente por su suscripción durante los últimos tres (3) meses anteriores al hecho causante.

15. Modificaciones a los términos

Podremos modificar estos términos para adaptarlos a reformas tributarias, nuevas directrices de la DGII o mejoras operativas. Los cambios importantes se notificarán por correo y dentro de la plataforma con al menos quince (15) días de antelación a su vigencia, y podremos pedir que se acepten de nuevo. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que rijan. El uso continuado del servicio tras la entrada en vigor constituye la aceptación de las modificaciones.

15-A. Disposiciones generales

• Fuerza mayor: ninguna de las partes responde por incumplimientos causados por hechos fuera de su control razonable (desastres naturales, cortes generales de energía o de Internet, actos de autoridad, fallas de la DGII).
• Notificaciones: las comunicaciones se harán por correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta y dentro de la plataforma, y se tendrán por recibidas desde su envío.
• Cesión: el Cliente no puede ceder su cuenta sin nuestro consentimiento. Podremos ceder este contrato a una entidad que continúe prestando el servicio, avisando al Cliente.
• Divisibilidad: si alguna cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes.
• Acuerdo íntegro: estos términos, la Política de privacidad y el plan contratado forman el acuerdo completo entre las partes.

16. Ley aplicable, jurisdicción y resolución de conflictos

Legislación Aplicable: Estos términos y la relación entre las partes se rigen, interpretan y ejecutan exclusivamente de conformidad con el ordenamiento jurídico de la República Dominicana, con especial observancia de:

• La Ley No. 32-23 de Facturación Electrónica de la República Dominicana.
• La Ley No. 11-92 (Código Tributario de la República Dominicana) y sus normas generales complementarias.
• La Ley No. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales.
• La Ley No. 172-13 sobre Protección Integral de los Datos Personales.
• La Ley No. 358-05 General de Protección de los Derechos del Consumidor o Usuario (PRO CONSUMIDOR).
• La Ley No. 183-02 Monetaria y Financiera.
• La Ley No. 53-07 sobre Crímenes y Delitos de Alta Tecnología.

Jurisdicción y Competencia: Las partes procurarán resolver cualquier controversia mediante negociación directa en un plazo de treinta (30) días. De persistir el diferendo, las partes se someten de manera expresa e irrevocable a la jurisdicción y competencia de los tribunales ordinarios del Distrito Nacional, Santo Domingo, República Dominicana, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de sus domicilios presentes o futuros.

Validez de la Contratación Electrónica: Las partes reconocen que la aceptación digital de estos términos posee plena eficacia probatoria y validez jurídica en el ámbito nacional e internacional, conforme a la Ley No. 126-02 y los convenios internacionales aplicables a las comunicaciones electrónicas en el comercio transfronterizo.

17. Canales de contacto y atención

Para consultas legales, facturación o soporte técnico sobre estos términos: [email protected].